Câu trả lời ngắn: chi phí may đồng phục công sở được quyết định bởi sáu yếu tố — chất liệu vải, kiểu dáng và độ phức tạp của form, số lượng đặt, cách thể hiện logo (in hay thêu), tiến độ giao hàng và hình thức hoá đơn. Cùng một số lượng áo, giá có thể chênh nhau đáng kể chỉ vì một trong sáu yếu tố này thay đổi. Vì vậy không có một mức giá chung cho mọi doanh nghiệp, và một báo giá tử tế phải nói rõ nó đang tính trên cơ sở nào.

Trong 13 năm may đo (SBH Tailor thành lập ngày 17/6/2013) và làm việc với hơn 500 doanh nghiệp, chúng tôi nhận ra phần lớn khúc mắc về giá không đến từ việc đắt hay rẻ. Nó đến từ chỗ hai bên đang nói về hai bộ áo khác nhau.

1. Chất liệu vải — yếu tố chiếm phần lớn chi phí

Vải là cấu phần lớn nhất trong giá thành một chiếc áo đồng phục. Cùng gọi là “sơ mi công sở”, nhưng vải pha nhiều sợi tổng hợp và vải có tỷ lệ cotton cao là hai mức giá khác hẳn nhau — và hai trải nghiệm mặc khác hẳn nhau.

Điều đáng cân nhắc không phải là chọn loại đắt nhất, mà là chọn loại đúng với cách đội ngũ sẽ mặc nó:

• Đội ngũ ngồi văn phòng máy lạnh — ưu tiên vải giữ form, ít nhăn, bền màu sau nhiều lần giặt.
• Đội ngũ đi thị trường, gặp khách liên tục — cần thấm hút và thoáng, vì áo phải chịu cả ngày di chuyển.
• Đội ngũ đứng quầy, đứng sự kiện — cần vải đứng dáng, nhìn chỉn chu ở cự ly gần.

Chọn sai nhóm vải là khoản lãng phí lớn nhất: áo vẫn được may đúng, nhưng người mặc không muốn mặc, và sau vài tháng bộ đồng phục nằm trong tủ.

2. Kiểu dáng và độ phức tạp của form

Một chiếc sơ mi trơn, cổ đứng cơ bản có chi phí gia công khác với một chiếc có phối màu ở cổ và măng-sét, có chiết eo, có túi thiết kế riêng hay có đường may trang trí. Mỗi chi tiết thêm vào là thêm một công đoạn trong chuyền may.

Với đồng phục doanh nghiệp, chúng tôi thường khuyên giữ thiết kế ở mức vừa đủ nhận diện: điểm nhấn nằm ở logo và một chi tiết phối màu, thay vì thiết kế cầu kỳ toàn bộ. Áo dễ mặc hằng ngày thì mới thành đồng phục thật; áo quá cầu kỳ thường chỉ được mặc vào dịp chụp ảnh.

3. Số lượng đặt

Số lượng ảnh hưởng đến giá theo cách khá thẳng: chi phí chuẩn bị — lên rập, may mẫu, cài đặt chuyền, làm khuôn in hoặc file thêu — gần như không đổi dù đơn hàng là 20 áo hay 200 áo. Đơn càng nhiều, phần chi phí chuẩn bị chia trên mỗi áo càng nhỏ.

Điều này không có nghĩa doanh nghiệp nhỏ nên đặt dư cho rẻ. Áo tồn kho không ai mặc thì không rẻ chút nào. SBH nhận đơn từ 10 nhân sự trở lên, nên một đội nhỏ hoàn toàn có thể đặt đúng số mình cần thay vì phải gom cho đủ ngưỡng.

4. Cách thể hiện logo: in hay thêu

Đây là chỗ hay bị bỏ qua khi so sánh hai báo giá. In và thêu có chi phí khác nhau, và quan trọng hơn là độ bền khác nhau.

• Thêu — bền theo tuổi thọ chiếc áo, nhìn chắc chắn, hợp với logo ít chi tiết và ít màu. Chi phí phụ thuộc số mũi chỉ, tức là phụ thuộc độ phức tạp của logo.
• In — thể hiện được logo nhiều màu và chuyển sắc, chi phí thường mềm hơn ở số lượng lớn, nhưng cần đúng kỹ thuật in cho từng loại vải để không bong tróc sau nhiều lần giặt.

Một logo nhiều chi tiết nhỏ mà ép thêu ở kích thước bé sẽ mất nét. Ngược lại, một logo đơn sắc mà đem in thì phí mất cảm giác chỉn chu mà thêu mang lại. Chọn đúng kỹ thuật cho đúng logo tiết kiệm hơn là chọn kỹ thuật rẻ hơn.

5. Tiến độ giao hàng

Đơn hàng cần gấp cho một sự kiện có ngày cố định luôn tốn kém hơn đơn có thời gian thong thả — vì phải chen chuyền, tăng ca, và đôi khi phải chọn vải theo cái đang có sẵn thay vì cái phù hợp nhất.

Cách tiết kiệm hiệu quả nhất mà không ảnh hưởng chất lượng: đặt sớm. Nếu doanh nghiệp biết trước lịch hội nghị, lễ kỷ niệm hay đợt tuyển dụng lớn, đặt trước vài tuần thường cho kết quả tốt hơn hẳn cả về giá lẫn về lựa chọn vải. Xưởng SBH có công suất khoảng 20.000 sản phẩm mỗi tháng, nhưng công suất lớn không thay thế được việc chốt mẫu sớm.

6. Hình thức hoá đơn và điều khoản hợp đồng

Với doanh nghiệp, đây là phần thuộc về chi phí thật chứ không chỉ là thủ tục. Báo giá có xuất hoá đơn VAT và báo giá không xuất hoá đơn là hai con số không so sánh trực tiếp được với nhau.

Khi so sánh các nhà cung cấp, nên hỏi rõ ba điều: giá đã gồm VAT chưa, có hợp đồng với điều khoản tiến độ không, và xử lý thế nào nếu hàng giao lệch size hoặc sai màu logo. Một đơn vị trả lời được ba câu này thường cũng là đơn vị làm thật.

Bảng tóm tắt: yếu tố nào đẩy giá lên, yếu tố nào kéo giá xuống

Yếu tố	Làm giá tăng khi…	Làm giá giảm khi…
Chất liệu	Tỷ lệ sợi tự nhiên cao, vải nhập	Vải pha phù hợp mục đích sử dụng
Kiểu dáng	Nhiều chi tiết phối, đường may trang trí	Form cơ bản, điểm nhấn tối giản
Số lượng	Đơn nhỏ, nhiều mẫu khác nhau	Đơn gộp, ít mẫu, cùng loại vải
Logo	Thêu logo nhiều màu, nhiều chi tiết	Logo đơn giản, đúng kỹ thuật cho vải
Tiến độ	Gấp, phải tăng ca chen chuyền	Đặt sớm, chốt mẫu sớm
Hoá đơn	Có VAT, có hợp đồng đầy đủ	— (khoản này không nên cắt)

Vì sao SBH không đăng một bảng giá cố định

Bởi vì một bảng giá cố định chỉ đúng cho một cấu hình duy nhất, và gần như không doanh nghiệp nào rơi đúng vào cấu hình đó. Đăng một con số rồi báo lại con số khác khi vào việc là cách nhanh nhất làm mất lòng tin.

Thay vào đó, quy trình của SBH bắt đầu bằng việc hỏi đủ thông tin để báo một con số dùng được: đội ngũ bao nhiêu người, mặc trong hoàn cảnh nào, logo ra sao, cần giao trước ngày nào. Sau khi chốt mẫu, chúng tôi may mẫu để doanh nghiệp duyệt trước rồi mới sản xuất hàng loạt — đây là bước ngăn được rủi ro tốn kém nhất của đồng phục: sản xuất xong hàng trăm áo rồi mới phát hiện lệch size hoặc sai màu logo.

Trong số hơn 500 doanh nghiệp đã đồng hành có những đơn vị như Ngân hàng MB, Hội Nông dân Việt Nam, Vigas, Văn phòng phẩm Hồng Hà, VNPT — mỗi đơn vị một yêu cầu khác nhau, và không đơn vị nào dùng chung một cấu hình giá.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ dưới 20 người có đặt may đồng phục được không?

Được. SBH nhận đơn từ 10 nhân sự trở lên. Với đội nhỏ, phần chi phí chuẩn bị chia trên mỗi áo sẽ cao hơn so với đơn lớn, nên cách tối ưu là giữ thiết kế ở mức cơ bản và chọn một loại vải dùng chung cho cả đội.

Nên chọn in hay thêu logo lên đồng phục?

Tuỳ vào logo. Logo ít màu, ít chi tiết thì thêu bền và nhìn chỉn chu hơn. Logo nhiều màu hoặc có chuyển sắc thì in thể hiện được trung thực hơn. Điều quan trọng là chọn đúng kỹ thuật in cho từng loại vải để không bong tróc sau nhiều lần giặt.

Đặt may đồng phục cần bao nhiêu thời gian?

Thời gian phụ thuộc số lượng, độ phức tạp của mẫu và việc chốt mẫu nhanh hay chậm. Khâu thường kéo dài nhất không phải là may, mà là duyệt mẫu. Doanh nghiệp đặt sớm và phản hồi nhanh ở bước duyệt mẫu sẽ rút ngắn được đáng kể tổng thời gian.

Báo giá đồng phục đã bao gồm VAT chưa?

Khi so sánh các báo giá, doanh nghiệp nên hỏi rõ điều này vì đây là chênh lệch thật giữa hai con số. SBH xuất hoá đơn VAT và làm việc theo hợp đồng có điều khoản tiến độ.

Bước tiếp theo

Nếu doanh nghiệp của anh/chị đang chuẩn bị đặt đồng phục, việc hữu ích nhất lúc này là ghi ra bốn thông tin: số lượng người, hoàn cảnh mặc, file logo, và ngày cần có hàng. Có đủ bốn thứ đó thì mọi báo giá nhận được sau đấy đều so sánh được với nhau.

Xem chi tiết dịch vụ và quy trình tại trang May đồng phục công sở cho doanh nghiệp — hoặc gửi yêu cầu để SBH tư vấn và báo giá theo đúng cấu hình của đội ngũ anh/chị.