Xưởng may đồng phục doanh nghiệp: 7 tiêu chí cần kiểm tra

Bên chọn xưởng may đồng phục theo báo giá rẻ nhất thường là bên tốn nhiều tiền nhất. Đồng phục may ẩu phải làm lại: mất tiền lần hai, trễ mốc sự kiện, và người ký duyệt đơn là người chịu trận. Bài này đưa ra 7 tiêu chí để kiểm tra một xưởng may đồng phục doanh nghiệp trước khi đặt bút ký, chứ không phải sau khi nhận hàng.

Vấn đề là gì?

Đặt 10 bộ đồng phục thì xưởng nào cũng làm được. Đặt 100–300 bộ cho cả công ty, gắn với một mốc khai trương hay hội nghị, mới là lúc sự khác biệt giữa các xưởng lộ ra. Ba nỗi lo thật của người phụ trách mua đồng phục:

• Lệch size hàng loạt. 200 bộ về, 30 người mặc không vừa là 30 lời phàn nàn dội thẳng về bàn của bạn.
• Trễ tiến độ. Đồng phục gần như luôn gắn với một ngày cụ thể. Trễ một ngày là hỏng cả kế hoạch truyền thông, sự kiện.
• Sai màu, sai logo. Logo lệch tông, thêu lỗi, vải khác với mẫu đã xem. Thứ đại diện cho thương hiệu lại thành điểm trừ, và nhân viên mặc nó mỗi ngày.

Cả ba đều có chung một gốc: chọn nhầm xưởng. Nhìn bên ngoài, xưởng nào cũng có máy móc, ảnh sản phẩm đẹp và báo giá tốt. Khác biệt chỉ lộ ra khi lô hàng đã giao, mà lúc đó thì muộn.

7 tiêu chí cần kiểm tra

1. Có may mẫu duyệt trước khi sản xuất hàng loạt không?

Đây là tiêu chí quan trọng nhất. Xưởng bài bản luôn may một bộ mẫu thật để bạn duyệt form, vải, màu, vị trí và kích thước logo trước khi cắt cả lô. Ảnh không nói được độ dày vải, độ đứng cổ hay độ co sau giặt. Mọi sai sót không phát hiện ở bộ mẫu sẽ nhân lên theo cả lô. Xem thêm: May mẫu đồng phục: vì sao không nên bỏ qua?

2. Có chốt thông số kỹ thuật bằng văn bản không?

Thông số kỹ thuật là bản mô tả đủ để hai bên cùng hiểu một chiếc áo giống nhau: loại vải và thành phần, màu (mã màu hoặc mẫu vải đính kèm), kiểu cổ, kiểu tay, măng séc, số cúc, cách thể hiện logo (in hay thêu, kích thước, vị trí), cách gấp và đóng gói. Xưởng trả lời “cứ để bên em lo” thay vì viết ra là dấu hiệu nên cẩn thận.

3. Lấy số đo thế nào: từng người hay áp size chung?

Một công ty vài trăm người thì mỗi người một dáng. Xưởng tốt có hai cách: lấy số đo từng người (phù hợp sơ mi, vest) hoặc xây bảng size riêng cho công ty rồi cho thử mẫu size trước khi chốt. Xưởng làm ẩu áp một bảng size chung rồi để bạn tự chịu phần lệch. Cách xây bảng size được viết kỹ ở bài Cách xây dựng bảng size đồng phục cho doanh nghiệp.

4. Xưởng có tự sản xuất không, và có cho xem xưởng không?

Nhiều đơn vị nhận đơn rồi chuyển cho nơi khác may. Mỗi tầng trung gian là thêm một tầng rủi ro về tiến độ và chất lượng, và khi có lỗi thì không ai chịu trách nhiệm trực tiếp. Hãy hỏi thẳng: “Bên anh chị tự may hay gửi đi?”, và đề nghị ghé xưởng hoặc showroom để xem vải, xem mẫu thật.

5. Có theo dõi được tiến độ theo từng đơn không?

Thử hỏi: “Đơn của tôi hôm nay đang ở khâu nào?” Nếu xưởng phải đi hỏi vòng quanh rồi hôm sau mới trả lời, nghĩa là đơn đang chạy bằng trí nhớ. Xưởng có quy trình sẽ trả lời được trong ngày: về vải chưa, đã cắt chưa, đang may hay đang hoàn thiện.

6. Có kiểm tra chất lượng trước khi giao không?

Kiểm tra chất lượng (KCS) là bước đối chiếu từng chiếc với mẫu đã duyệt: đường may, độ đều chỉ, khớp kẻ, vị trí logo, khuy, số lượng theo size. Xưởng bỏ bước này thì lỗi được “kiểm” bởi chính nhân viên của bạn lúc mặc. Bạn có thể tự đối chiếu bằng checklist kiểm tra chất lượng áo sơ mi trước khi nghiệm thu.

7. Hợp đồng, hoá đơn và chính sách sửa lỗi có rõ không?

Ngày giao ghi trong hợp đồng, không hứa miệng. Hoá đơn giá trị gia tăng đầy đủ để doanh nghiệp hạch toán. Và quan trọng không kém: hàng chưa đạt thì xử lý thế nào, sửa hay may lại, trong bao lâu. Xưởng làm lâu năm có sẵn câu trả lời vì họ đã gặp tình huống đó rồi.

Cách SBH xử lý thực tế

Sai lầm thường gặp khi chọn xưởng đồng phục

• So giá trước khi so quy trình. Báo giá là thứ dễ so nhất nên hay được so đầu tiên, nhưng giá rẻ mà phải may lại thì tổng chi phí cao hơn.
• Duyệt bằng ảnh thay vì mẫu thật. Ảnh không cho biết vải dày mỏng ra sao, cổ có đứng không, màu lô vải có lệch không.
• Chốt mẫu sát ngày cần mặc. Vải chưa về mà lịch đã chạy thì cả chuỗi phía sau dồn vào khâu may, và khâu may bị ép là khâu dễ lỗi nhất.
• Không viết tiêu chuẩn nghiệm thu. Không viết ra thế nào là đạt, thì lúc nhận hàng nghiệm thu thành cuộc thương lượng.

Checklist trước khi ký đơn

• Đã cầm trên tay bộ mẫu thật và duyệt form, vải, màu, logo
• Thông số kỹ thuật được viết thành văn bản, có mẫu vải đính kèm
• Có bảng size riêng hoặc số đo từng người, đã thử mẫu size
• Biết rõ xưởng tự may hay chuyển đi, đã xem xưởng hoặc showroom
• Ngày giao và cách theo dõi tiến độ ghi trong hợp đồng
• Tiêu chuẩn nghiệm thu viết trước khi may
• Hoá đơn VAT và cách xử lý hàng chưa đạt được ghi rõ

Câu hỏi thường gặp

Làm sao biết một xưởng may đồng phục có uy tín không?

Nhìn vào cách họ giảm rủi ro cho bạn: may mẫu duyệt trước, chốt thông số bằng văn bản, lấy số đo hoặc xây bảng size, tự sản xuất, theo dõi tiến độ theo đơn, kiểm tra chất lượng trước khi giao, và hợp đồng, hoá đơn rõ ràng.

Vì sao không nên chọn xưởng báo giá rẻ nhất?

Vì đồng phục may ẩu thường phải làm lại. Làm lại là mất tiền lần hai và trễ mốc sự kiện. Giá thấp nhất không đồng nghĩa tổng chi phí thấp nhất.

Đặt đồng phục số lượng ít có được may mẫu không?

Có. May mẫu là bước để cả hai bên chốt cùng một chiếc áo, không phụ thuộc vào số lượng. Chi phí may mẫu luôn nhỏ hơn chi phí sửa cả lô.

Có thể xem chất vải trước khi đặt không?

Có. Với SBH Tailor, bạn có thể đến showroom tầng 4 Lotte Center, 54 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội để xem mẫu vải và mẫu áo thật trước khi quyết định.

Khi nào nên liên hệ SBH?

Khi bạn đã có số lượng dự kiến, mốc ngày cần mặc và file logo. Ba thông tin đó đủ để SBH tư vấn vải, đề xuất cách lấy size và lên lịch may mẫu. Xem dịch vụ may đồng phục công sở cho doanh nghiệp, hoặc nếu bạn là đơn vị cần sản xuất số lượng lớn theo thương hiệu riêng, xem SBH Factory.