Gia công áo sơ mi, đồng phục: cần chốt gì trước khi ký đơn?

Gia công là khi bạn đã có khách, có mẫu, nhưng thuê xưởng khác may. Điều quyết định đơn gia công chạy êm không nằm ở giá, mà ở bốn thứ được chốt trước khi ký: mẫu duyệt, bảng size, tiến độ và tiêu chuẩn nghiệm thu. Ở SBH, chúng tôi vừa may trực tiếp cho doanh nghiệp, vừa nhận gia công cho đơn vị khác. Bài này viết từ phía xưởng, kể cả những chỗ hay vỡ mà bên đặt hàng thường chỉ biết khi đã muộn.

Khi nào một đơn vị nên tìm xưởng gia công?

• Nhận được đơn lớn hơn năng lực hiện tại. Từ chối thì mất khách, nhận thì không kịp giao. Gia công là cách giữ khách mà không phải đầu tư thêm chuyền may.
• Có khách nhưng không có xưởng. Đơn vị mạnh về bán hàng, thiết kế, quan hệ khách hàng nhưng không muốn ôm sản xuất.
• Cần một đầu mối ổn định form. Mỗi lô may một nơi thì mỗi lô một dáng; khách mặc lô sau thấy khác lô trước. Đây là lý do ít người nói ra nhưng đau nhất.

Bốn thứ phải chốt trước khi ký, không phải sau

1. Mẫu duyệt: phải là mẫu thật, không phải ảnh

Ảnh không nói được độ dày vải, độ đứng cổ, độ co sau giặt. Mẫu duyệt là một chiếc áo thật, may xong, hai bên cùng cầm; mọi tranh cãi về sau đều quy về chiếc áo đó. Chi phí may mẫu nhỏ hơn nhiều so với chi phí sửa cả lô. Đây là chỗ tiết kiệm sai thì trả giá đắt nhất. Xem May mẫu đồng phục: vì sao không nên bỏ qua?

2. Bảng size: chốt bằng số đo, không chốt bằng chữ

“Size L” của hai xưởng khác nhau có thể lệch nhau vài centimet ở vai và ngực. Bảng size phải ghi số đo từng vị trí: dài áo, ngang vai, vòng ngực, dài tay, vòng cổ, kèm dung sai cho phép. Với đơn đồng phục có lấy số đo từng người, cách làm khác hẳn và được viết ở bài Cách xây dựng bảng size đồng phục cho doanh nghiệp.

3. Tiến độ: tính ngược từ ngày khách cần mặc

Lấy ngày khách cần mặc, trừ ngược thời gian giao vận, hoàn thiện và kiểm hàng, may, cắt, về vải. Con số còn lại mới là hạn chốt mẫu. Chốt mẫu sát ngày là chỗ vỡ kế hoạch phổ biến nhất: vải chưa về mà lịch đã chạy thì cả chuỗi phía sau dồn vào khâu may, và khâu may bị ép là khâu dễ lỗi nhất.

4. Tiêu chuẩn nghiệm thu: viết ra trước khi may

Thế nào là đạt, thế nào là phải sửa: đường may, độ đều chỉ, vị trí logo, khớp kẻ, cách gấp, cách đóng gói, dung sai số đo. Viết ra trước thì lúc nghiệm thu chỉ việc đối chiếu; không viết thì nghiệm thu thành cuộc thương lượng. Mẫu checklist ở bài Cách kiểm tra chất lượng áo sơ mi trước khi nghiệm thu.

Khách cung cấp vải thì chốt thêm gì?

Ba việc: định mức vải theo từng size (xưởng tính từ mẫu duyệt), ngày vải về xưởng (tính vào tiến độ), và trách nhiệm khi vải lỗi. Xưởng bài bản kiểm vải khi nhận (loang màu, lệch khổ, lỗi sợi) và báo lại trước khi cắt, thay vì cắt xong mới phát hiện.

Đánh giá một xưởng gia công: nhìn gì ngoài báo giá?

Báo giá là thứ dễ so nhất nên hay được so đầu tiên. Nhưng giá rẻ mà trễ hạn hoặc phải sửa lại thì tổng chi phí cao hơn. Bốn câu nên hỏi:

• Xưởng có tự may không, hay nhận rồi đưa đi nơi khác? Qua một tầng trung gian là thêm một tầng rủi ro về tiến độ và chất lượng.
• Ai là đầu mối và trả lời trong bao lâu? Đơn trục trặc lúc 4 giờ chiều mà hôm sau mới có người trả lời thì mất trọn một ngày.
• Có quy trình theo dõi đơn không? Hỏi thử “đơn của tôi hôm nay ở khâu nào”. Nếu xưởng phải đi hỏi vòng quanh, đơn đang chạy bằng trí nhớ.
• Hàng chưa đạt thì xử lý thế nào? Xưởng làm lâu năm có sẵn câu trả lời vì họ đã gặp rồi.

Danh sách đầy đủ ở bài Xưởng may đồng phục doanh nghiệp: 7 tiêu chí cần kiểm tra.

Cách SBH xử lý thực tế

Checklist trước khi ký đơn gia công

• Mẫu duyệt là áo thật, hai bên đã cầm và ký
• Bảng size ghi số đo từng vị trí kèm dung sai
• Tiến độ tính ngược từ ngày cần mặc, có mốc chốt mẫu và mốc về vải
• Tiêu chuẩn nghiệm thu viết thành văn bản trước khi may
• Nếu tự cung cấp vải: định mức, ngày về vải, trách nhiệm khi vải lỗi
• Đã hỏi: tự may không, đầu mối là ai, theo dõi đơn bằng gì, hàng chưa đạt xử lý thế nào

Câu hỏi thường gặp

Nhận gia công từ số lượng bao nhiêu?

Tuỳ sản phẩm, vải có sẵn hay phải đặt và số lượng size, màu. Gửi mẫu và số lượng dự kiến để SBH trả lời cụ thể cho từng trường hợp.

Bên đặt hàng cung cấp vải hay xưởng lo?

Cả hai cách đều được. Nếu bạn cung cấp vải, cần chốt định mức, ngày về vải và trách nhiệm khi vải lỗi; xưởng kiểm vải khi nhận và báo lại trước khi cắt.

Nếu hàng không đạt thì sao?

Đối chiếu với mẫu duyệt và tiêu chuẩn nghiệm thu đã viết. Lỗi thuộc về xưởng thì xưởng sửa hoặc may lại theo thoả thuận trong hợp đồng; đây là lý do tiêu chuẩn phải viết trước khi may.

Có nhận đơn gấp không?

Có thể, nếu vải có sẵn và mẫu đã duyệt. Đơn gấp thường phải bớt bước, và bước duy nhất không nên bớt là duyệt mẫu. Xem thêm May đo nhanh là gì?

Khi nào nên liên hệ SBH Factory?

Khi bạn có mẫu, số lượng và ngày cần giao. Gửi yêu cầu tại trang SBH Factory; nếu bạn là thương hiệu cần sản xuất theo thiết kế riêng từ đầu, đọc OEM áo sơ mi là gì? Quy trình từ mẫu đến sản xuất.