Trả lời ngắn: gia công đồng phục là khi một đơn vị đã có khách, có mẫu, nhưng thuê xưởng khác may. Điều quyết định đơn gia công chạy êm không nằm ở giá, mà ở bốn thứ chốt trước khi ký: mẫu duyệt, bảng size, tiến độ, và tiêu chuẩn nghiệm thu.

Ở SBH Tailor, chúng tôi vừa may trực tiếp cho doanh nghiệp, vừa nhận gia công cho các đơn vị khác. Bài này viết từ phía xưởng — kể cả những chỗ hay vỡ mà bên đặt hàng thường chỉ biết khi đã muộn.

Khi nào một đơn vị nên tìm xưởng gia công?

Ba tình huống thường gặp:

1. Nhận được đơn lớn hơn năng lực xưởng hiện tại. Từ chối thì mất khách, nhận thì không kịp giao. Gia công là cách giữ khách mà không phải đầu tư thêm chuyền may.
2. Có khách nhưng không có xưởng. Đơn vị mạnh về bán hàng, thiết kế, quan hệ khách hàng — nhưng không muốn ôm sản xuất.
3. Cần một đầu mối ổn định form. Đây là lý do ít người nói ra nhưng đau nhất: mỗi lô may một nơi thì mỗi lô một dáng. Khách mặc lô sau thấy khác lô trước.

Bốn thứ phải chốt trước khi ký, không phải sau

1. Mẫu duyệt — phải là mẫu thật, không phải ảnh

Ảnh không nói được độ dày vải, độ đứng cổ, độ co sau giặt. Mẫu duyệt là một chiếc áo thật, may xong, hai bên cùng cầm. Mọi tranh cãi về sau đều quy về chiếc áo đó.

Chi phí may mẫu nhỏ hơn nhiều so với chi phí sửa cả lô. Đây là chỗ tiết kiệm sai thì trả giá đắt nhất.

2. Bảng size — chốt bằng số đo, không chốt bằng chữ

“Size L” của hai xưởng khác nhau có thể lệch nhau vài centimet ở vai và ngực. Bảng size phải ghi rõ số đo từng vị trí: dài áo, ngang vai, vòng ngực, dài tay.

Với đơn đồng phục có lấy số đo từng người, cách làm khác hẳn — chúng tôi viết riêng trong bài lấy số đo đồng phục thế nào để cả team mặc vừa ngay lần đầu.

3. Tiến độ — tính ngược từ ngày khách cần mặc

Cách tính đúng: lấy ngày khách cần mặc, trừ ngược thời gian giao vận, thời gian hoàn thiện và kiểm hàng, thời gian may, thời gian cắt, thời gian về vải. Con số còn lại mới là hạn chốt mẫu.

Chốt mẫu sát ngày là chỗ vỡ kế hoạch phổ biến nhất. Vải chưa về mà lịch đã chạy thì cả chuỗi phía sau dồn vào khâu may.

4. Tiêu chuẩn nghiệm thu — viết ra trước khi may

Thế nào là đạt, thế nào là phải sửa: đường may, độ đều chỉ, vị trí logo, cách gấp, cách đóng gói. Viết ra giấy trước khi may thì lúc nghiệm thu chỉ việc đối chiếu. Không viết thì nghiệm thu thành cuộc thương lượng.

Đánh giá một xưởng gia công: nhìn gì ngoài báo giá?

Báo giá là thứ dễ so nhất nên hay được so đầu tiên. Nhưng giá rẻ mà trễ hạn hoặc phải sửa lại thì tổng chi phí cao hơn.

Bốn thứ nên hỏi:

• Xưởng có tự may không, hay nhận rồi đưa đi nơi khác? Qua một tầng trung gian là thêm một tầng rủi ro về tiến độ và chất lượng.
• Ai là đầu mối và trả lời trong bao lâu? Đơn hàng trục trặc lúc 4 giờ chiều mà hôm sau mới có người trả lời thì mất trọn một ngày.
• Có quy trình theo dõi đơn không? Hỏi thử: “đơn của tôi hôm nay đang ở khâu nào?” Nếu xưởng phải đi hỏi vòng quanh rồi mai trả lời, nghĩa là đơn đang chạy bằng trí nhớ.
• Hàng chưa đạt thì xử lý thế nào? Xưởng làm lâu năm sẽ có sẵn câu trả lời, vì họ đã gặp rồi.

Chúng tôi viết kỹ hơn về việc này trong bài làm sao đánh giá một xưởng may đồng phục trước khi đặt đơn.

SBH Tailor nhận gia công thế nào

Xưởng chúng tôi bắt đầu năm 2013 từ một chiếc máy khâu trong 20 mét vuông. Hiện sản lượng khoảng 20.000 áo sơ mi mỗi tháng.

Điều đáng nói không nằm ở con số sản lượng, mà ở cách vận hành phía sau nó. Mỗi đơn hàng trong xưởng đi qua năm trạm — xác nhận đơn, cắt, may, hoàn thiện, giao hàng — mỗi trạm có đúng một người chịu trách nhiệm, và bất kỳ lúc nào cũng trả lời được ba câu: đơn đang ở đâu, ai chịu trách nhiệm, bước tiếp theo là gì.

Cách vận hành này được kể đầy đủ trong bài quy trình vận hành sản xuất 5 trạm — kể cả chuyện bản quy trình đầu tiên viết ra đã sai và phải viết lại.

Với đơn gia công, chúng tôi làm theo thứ tự: nhận yêu cầu và mẫu tham khảo, báo giá theo số lượng và chất liệu, may mẫu duyệt, chốt bảng size và tiến độ, sản xuất, kiểm chất lượng trước khi giao.

Câu hỏi thường gặp

Nhận gia công từ số lượng bao nhiêu?

Tùy mẫu và chất liệu. Mẫu càng phức tạp thì số lượng tối thiểu càng cao, vì thời gian dựng rập và may mẫu không đổi dù đơn lớn hay nhỏ. Anh chị gửi mẫu và số lượng dự kiến, chúng tôi trả lời cụ thể.

Bên đặt hàng cung cấp vải hay xưởng lo?

Cả hai cách đều làm được. Bên đặt cung cấp vải thì chủ động về chất liệu và giá vải; xưởng lo vải thì đỡ một đầu việc và đỡ rủi ro thiếu vải giữa chừng. Chọn cách nào nên chốt ngay từ khi báo giá vì nó ảnh hưởng cả tiến độ lẫn trách nhiệm khi vải lỗi.

Nếu hàng không đạt thì sao?

Hàng chưa đạt tiêu chuẩn nghiệm thu đã thống nhất thì sửa hoặc may lại, tùy mức độ. Đây chính là lý do tiêu chuẩn nghiệm thu phải viết ra trước khi may — có văn bản thì xử lý nhanh, không có thì mất thời gian tranh luận.

Có nhận đơn gấp không?

Có, nhưng phải đối chiếu tải sản xuất thật trước khi nhận. Chúng tôi không hứa ngày giao khi chưa xem lịch xưởng — một lời hứa cho xong ở bàn báo giá sẽ thành đêm tăng ca ở chuyền may và lời xin lỗi ở khâu giao hàng.

Việc nên làm trước khi liên hệ bất kỳ xưởng nào

Chuẩn bị sẵn bốn thứ: mẫu tham khảo (ảnh hoặc áo thật), số lượng dự kiến, ngày cần nhận hàng, và yêu cầu đặc biệt nếu có (logo, chất liệu, màu). Có đủ bốn thứ này thì báo giá nhanh và sát hơn nhiều.

Đơn vị mình đang cần đối tác gia công đồng phục, anh chị liên hệ với SBH Tailor hoặc xem thêm dịch vụ may đồng phục công sở cho doanh nghiệp.

---

Về tác giả: Nguyễn Minh Tiền — nhà sáng lập SBH Tailor, gắn với nghề áo sơ mi và đồng phục từ năm 2013, đi lên từ một chiếc máy khâu trong xưởng thuê 20 mét vuông. Bài viết chia sẻ kinh nghiệm vận hành từ một xưởng cụ thể, không phải quy chuẩn chung của ngành, và không cam kết bất kỳ kết quả kinh doanh nào.